24h
Délai recommandé pour envoyer la confirmation
-30%
Réduction des absences avec un rappel J-2
87%
Candidats qui souhaitent connaître le format
30
Minutes minimum pour un entretien de présélection
Quand envoyer l'email de confirmation d'entretien
Envoyez cet email immédiatement après la planification d'un entretien avec un candidat, que ce soit suite à un échange téléphonique où vous avez fixé une date, une réponse positive à votre invitation, ou la validation d'un créneau proposé.
Conseil clé : Si l'entretien a lieu dans plus d'une semaine, prévoyez d'envoyer un email de rappel 1 à 2 jours avant la date. La confirmation dans les 24h montre votre professionnalisme et sécurise le rendez-vous.
Modèle d'email
Objet
Confirmation de votre entretien chez [Entreprise] - Poste de {poste}
Corps
Bonjour {prenom_candidat},
Nous confirmons votre entretien pour le poste de **{poste}** au sein de [Entreprise].
**Détails de l'entretien :**
- Date : {date}
- Heure : {heure}
- Durée estimée : {duree} minutes
- Lieu : {lieu}
- Interlocuteur(s) : {interlocuteur}, {titre_interlocuteur}
**Format de l'entretien :**
Cet entretien abordera votre parcours professionnel, vos compétences et vos motivations pour rejoindre notre équipe.
**Informations pratiques :**
- Veuillez vous présenter à l'accueil avec une pièce d'identité
- En cas de retard ou d'empêchement, merci de nous prévenir au [Téléphone]
**À apporter :**
- Votre CV
- Vos diplômes ou certifications pertinentes
N'hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions ou devez modifier ce rendez-vous.
Nous sommes impatients de vous rencontrer !
Cordialement,
{interlocuteur} | {titre_interlocuteur} | [Entreprise]
Variables à personnaliser :
{prenom_candidat}{poste}{date}{heure}{duree}{lieu}{interlocuteur}{titre_interlocuteur}
Informations essentielles à inclure
Éléments obligatoires dans chaque confirmation
- Date et heure précises de l'entretien
Évitez les formulations vagues comme 'en début d'après-midi'
- Durée estimée
Indispensable pour que le candidat organise son emploi du temps
- Lieu complet ou lien de visioconférence
Adresse précise avec étage, digicode ou lien testé
- Nom et fonction des interlocuteurs
Le candidat doit savoir à qui il va parler
- Numéro de contact en cas d'imprévus
Téléphone direct, pas juste un email
- Documents à apporter
CV, portfolio, diplômes selon le poste
0/6 effectué(s)0%
Variante pour entretien en visioconférence
Modèle d'email
Objet
Confirmation - Entretien visio {poste} le {date}
Corps
Bonjour {prenom_candidat},
Je vous confirme notre entretien en visioconférence pour le poste de **{poste}**.
**Informations de connexion :**
- Date et heure : {date} à {heure}
- Durée : {duree} minutes
- Lien de visio : [LIEN_VISIO]
- Interlocuteur : {interlocuteur}, {titre_interlocuteur}
**Préparation :**
- Testez votre connexion 5 minutes avant l'heure prévue
- Prévoyez un endroit calme avec une bonne connexion internet
- Ayez votre CV sous les yeux
**Déroulement prévu :**
1. Présentation de votre parcours (10 min)
2. Questions sur vos compétences (25 min)
3. Présentation du poste (10 min)
4. Vos questions (15 min)
En cas de problème technique, contactez-moi au [Téléphone].
À très bientôt !
{interlocuteur} | {titre_interlocuteur}
Variables à personnaliser :
{prenom_candidat}{poste}{date}{heure}{duree}{interlocuteur}{titre_interlocuteur}
Erreurs fréquentes à éviter
Ne donnez jamais une adresse incomplète (sans étage ni code d'accès). N'oubliez pas de tester le lien de visioconférence avant de l'envoyer. Évitez un ton trop familier ou trop froid : soyez professionnel tout en étant accueillant. Toujours proposer au candidat de vous contacter en cas de besoin de report.
Variables et personnalisation du template
Variables personnalisables
| Variable | Description | Exemple |
|---|---|---|
| {nom_candidat} | Nom de famille | Dupont |
| {prenom_candidat} | Prénom du candidat | Marie |
| {poste} | Intitulé du poste | Comptable Senior |
| {date} | Date complète de l'entretien | Lundi 15 janvier 2026 |
| {heure} | Heure de l'entretien | 14h00 |
| {duree} | Durée estimée | 45 minutes |
| {lieu} | Adresse ou lien visio | 12 rue de la Paix, 75001 Paris |
| {interlocuteur} | Nom du recruteur | Jean Martin |
| {titre_interlocuteur} | Fonction | Responsable RH |
Questions fréquentes sur la confirmation d'entretien
Dois-je demander une confirmation au candidat ?
Oui, c'est une bonne pratique. Ajoutez une phrase type 'Merci de confirmer votre présence par retour d'email' pour sécuriser le rendez-vous et éviter les absences non prévues. Un accusé de réception vous permet également de vérifier que l'email n'est pas passé en spam.
Combien de temps avant l'entretien dois-je envoyer cet email ?
Idéalement dans les 24h suivant la prise de rendez-vous. Si l'entretien est prévu dans plus d'une semaine, envoyez également un rappel 1 à 2 jours avant. La double communication réduit significativement le taux d'absences et de retards.
Que faire si le candidat ne répond pas à la confirmation ?
Relancez-le par téléphone 48h après l'envoi de l'email. Certains candidats ne consultent pas régulièrement leurs emails. Si vous n'arrivez pas à le joindre la veille de l'entretien, préparez-vous à une absence possible et ayez un autre candidat en backup si possible.
Dois-je détailler les questions qui seront posées ?
Non, mais donnez les thèmes (technique, comportemental, motivations...) pour permettre au candidat de se préparer efficacement sans dévoiler les questions exactes. Un candidat bien préparé donne de meilleurs entretiens et l'évaluation est plus pertinente.
Puis-je envoyer cet email depuis mon ATS ?
Oui, la plupart des ATS comme Aurélia permettent d'automatiser l'envoi de confirmations d'entretien avec des templates personnalisables. Configurez les variables pour qu'elles se remplissent automatiquement depuis la fiche candidat et gagnez du temps sur chaque processus de recrutement.
Automatisez vos confirmations d'entretien avec Aurélia
Planifiez vos entretiens et envoyez automatiquement les confirmations et rappels. Réduisez les absences et soignez l'expérience candidat.